Регламент постановки и закрытия задач в ASANA
Издание 2-е, редакция от 18 июня 2024 - версия 2.5
Оглавление
Введение
Этот регламент создан для унификации и упрощения процессов постановки, выполнения и закрытия задач в системе управления проектами ASANA внутри нашей компании
Цели Регламента
Цель регламента — обеспечить всем сотрудникам единое понимание механизмов работы с задачами в ASANA, что позволит сделать рабочий процесс более организованным и предсказуемым
Основные принципы работы в ASANA
Стандартизация процесса создания задач
Четкое определение ответственных и сроков выполнения
Активное использование функционала ASANA для отслеживания прогресса и взаимодействия в рамках задач
Четкое определение ответственных и сроков выполнения
Активное использование функционала ASANA для отслеживания прогресса и взаимодействия в рамках задач
Постановка задач
Общие положения
Пример правильно заполненной задачи
Поля ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ для заполнения
Необязательные, но очень полезные поля
Пример правильно заполненной задачи
Поля ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ для заполнения
Необязательные, но очень полезные поля
Выполнение задач
Рекомендации по эффективному выполнению задач
Цикл выполнения задач
Порядок изменения срока исполнения
Цикл выполнения задач
Порядок изменения срока исполнения
Закрытие задач
Критерии завершения задач и проверки результатов
Процедура подтверждения выполнения задачи и ее закрытия
Процедура возврата задачи на доработку и внесение изменений
Закрытие циклических повторяющихся задач
Пример правильно закрытой задачи
Что если задача утратила актуальность?
Обратная связь и анализ выполненных задач для постоянного улучшения процессов работы
Процедура подтверждения выполнения задачи и ее закрытия
Процедура возврата задачи на доработку и внесение изменений
Закрытие циклических повторяющихся задач
Пример правильно закрытой задачи
Что если задача утратила актуальность?
Обратная связь и анализ выполненных задач для постоянного улучшения процессов работы
Общение и взаимодействие в ASANA
Нормы общения в комментариях к задачам
Принципы совместной работы над проектами и задачами
Принципы совместной работы над проектами и задачами
Пенальти за несоблюдение регламента
Желтый Флаг
Красный Флаг
Черный Флаг
Механизм подсчета флагов и последствия
Последствия накопления флагов
Общие положения
Красный Флаг
Черный Флаг
Механизм подсчета флагов и последствия
Последствия накопления флагов
Общие положения
Процедуры обращения за разъяснениями
Механизм обращения к руководству или команде поддержки ASANA
Решение технических проблем и вопросов, связанных с использованием системы
Решение технических проблем и вопросов, связанных с использованием системы
Заключение
Важность соблюдения регламента
Обязательства сотрудников
Обязательства сотрудников
Журнал изменений регламента
Введение
Этот регламент создан для унификации и упрощения процессов постановки, выполнения и закрытия задач в системе управления проектами ASANA внутри нашей компании. Он направлен на повышение эффективности рабочих процессов, обеспечение четкости в распределении задач и ответственности, а также на улучшение взаимодействия между сотрудниками.
Цель регламента — обеспечить всем сотрудникам единое понимание механизмов работы с задачами в ASANA, что позволит сделать рабочий процесс более организованным и предсказуемым.
Регламент вступает в силу с 02.04.2024, начиная с этой даты все задачи в компании должны быть организованы и обработаны строго в соответствии с данными правилами.
Цель регламента — обеспечить всем сотрудникам единое понимание механизмов работы с задачами в ASANA, что позволит сделать рабочий процесс более организованным и предсказуемым.
Регламент вступает в силу с 02.04.2024, начиная с этой даты все задачи в компании должны быть организованы и обработаны строго в соответствии с данными правилами.
Цели Регламента
1. Обеспечение эффективного и систематизированного подхода к управлению задачами
- Внедрить четкую структуру постановки, исполнения и контроля за выполнением задач в ASANA для всех сотрудников и проектных групп.
- Стандартизировать процесс создания задач, их описания, приоритизации и закрытия, чтобы облегчить планирование и отслеживание рабочих процессов.
2. Повышение прозрачности рабочих процессов и ответственности сотрудников
- Установить четкую систему отчетности и обновлений по задачам, обеспечивая видимость хода выполнения задач для всех участников проекта.
- Гарантировать, что каждая задача имеет определенного ответственного исполнителя и сроки выполнения, что повышает индивидуальную ответственность сотрудников.
3. Оптимизация сотрудничества в команде и повышение общей продуктивности
- Способствовать эффективному взаимодействию внутри команды через централизованное управление задачами и ресурсами.
- Улучшить координацию действий и обмен информацией между сотрудниками, что приведет к сокращению времени на выполнение задач и повышению общей продуктивности и положительным результатам работы.
4. Повышение качества выполняемой работы
— Обеспечить высокое качество выполнения задач за счет четко определенных требований и стандартов.
- Создание механизма обратной связи для постоянного улучшения процессов и результатов работы.
- Внедрение системы мониторинга и контроля для своевременного выявления и устранения ошибок в задачах.
Основные принципы работы в ASANA
Стандартизация процесса создания задач
Все задачи должны создаваться согласно установленному шаблону, который включает четкое и подробное описание, приоритеты, сроки и назначенных исполнителей.
Четкое определение ответственных и сроков выполнения
- Каждая задача должна иметь определенного исполнителя или группу исполнителей, чья роль и ответственность ясно указаны в описании задачи.
- Установление реалистичных сроков выполнения задач, согласованных со всеми участниками проекта
Активное использование функционала ASANA для отслеживания прогресса и взаимодействия в рамках задач
Обновление статуса задач
Обновление статусов задач для отображения текущего статуса, включая возврат задачи на доработку или её закрытие.
Комментарии и общение
Использование секции комментариев в задачах для обсуждения деталей выполнения, обмена информацией, фиксации результатов, отчётности по выполнению задачи, причин изменения статуса или переноса срока исполнения.
Визуализация работы
Применение функций "Доска" для визуализации процессов и этапов работы над проектами, “Хронология” и "Календарь" для планирования, что помогает лучше распределять ресурсы и сроки.
Использование панели мониторинга
Активное применение панели мониторинга в ASANA для сбора и анализа данных о проекте, включая общий прогресс, сроки выполнения задач и распределение работы между участниками. Это позволяет своевременно выявлять "узкие места" в проектах, адаптировать планы и ресурсы в соответствии с текущими потребностями и приоритетами.
Постановка задач
Общие положения
Процедура создания и формулирования задач
Постановка задачи
Заказчик самостоятельно ставит задачу исполнителю, за исключением тех случаев, когда заказчик и исполнитель договорились об обратном в любой устной или письменной форме.
Руководители и старшие по оргструктуре вправе делегировать данную функцию на исполнителя в полном объёме и ожидать самостоятельной постановки задач исполнителем без предварительного согласования.
Заказчик самостоятельно ставит задачу исполнителю, за исключением тех случаев, когда заказчик и исполнитель договорились об обратном в любой устной или письменной форме.
Руководители и старшие по оргструктуре вправе делегировать данную функцию на исполнителя в полном объёме и ожидать самостоятельной постановки задач исполнителем без предварительного согласования.
Оформление задачи
Каждая задача в ASANA должна быть четко и полно оформлена, включая заголовок, описание, назначенного исполнителя, срок выполнения, приоритет и проект - все обязательные поля.
Каждая задача в ASANA должна быть четко и полно оформлена, включая заголовок, описание, назначенного исполнителя, срок выполнения, приоритет и проект - все обязательные поля.
Какие задачи можно не ставить в ASANA?
Глобально - никакие. Но, если задача незначительная и на 5 минут, если вы уверены, что Ваш коллега сейчас не занят и готов ПРЯМО СЕЙЧАС СДЕЛАТЬ ВАШУ ЗАДАЧУ - допускается не ставить задачу в Asana, но, под вашу личную ответственность, под угрозой получения штрафного флага.
Отсутствие постановки задачи или ее некорректная постановка, срыв поставленных сроков без отсутствия информирования об этом непосредственного руководителя = большие проблемы и финансовые потери для работодателя, для работников выражающееся в штрафных флагах.
Глобально - никакие. Но, если задача незначительная и на 5 минут, если вы уверены, что Ваш коллега сейчас не занят и готов ПРЯМО СЕЙЧАС СДЕЛАТЬ ВАШУ ЗАДАЧУ - допускается не ставить задачу в Asana, но, под вашу личную ответственность, под угрозой получения штрафного флага.
Отсутствие постановки задачи или ее некорректная постановка, срыв поставленных сроков без отсутствия информирования об этом непосредственного руководителя = большие проблемы и финансовые потери для работодателя, для работников выражающееся в штрафных флагах.
Пример правильно заполненной задачи
Поля ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ для заполнения и порядок их заполнения
Заголовок
Заполняется лаконично, но таким образом, чтобы было понятно, о чем задача, даже не открывая её.
Хорошо: «Изменение страницы вебинара после завершения»
Плохо: «Вебинар»
Хорошо: «Изменение страницы вебинара после завершения»
Плохо: «Вебинар»
Исполнитель - назначение ответственных
Непосредственный исполнитель задачи. Назначайте конкретного сотрудника или группу сотрудников ответственными за выполнение задачи.
В случае необходимости добавления нескольких исполнителей в рамках одной задачи добавьте всех исполнителей нажав на кнопку “Assign to multiple people”, чтобы задача дублировалась для каждого назначаемого исполнителя (у каждого исполнителя будет своя задача)
В случае необходимости добавления нескольких исполнителей в рамках одной задачи добавьте всех исполнителей нажав на кнопку “Assign to multiple people”, чтобы задача дублировалась для каждого назначаемого исполнителя (у каждого исполнителя будет своя задача)
Срок выполнения
